Участие в международных тендерах — это не просто конкуренция предложений, а битва за доверие на уровне деталей. Перевод и локализация документации — не формальность, а стратегический инструмент, который может либо открыть двери к новым контрактам, либо поставить крест на ваших шансах. В данной статье мы расскажем обо всех нюансах качественного перевода тендерной документации.

Какие документы необходимо переводить?

Для участия в международных тендерах необходимо подготовить и перевести полный пакет документов, соответствующий требованиям заказчика. Базовый перечень включает в себя следующие документы:

Основные тендерные документы

• Техническое предложение (Technical Proposal);
• Коммерческое предложение (Commercial Proposal);
• Ценовое предложение (Price Quotation);
• Смета (Bill of Quantities, BOQ);
• График платежей (Payment Schedule);
• Техническое задание (TOR — Terms of Reference);
• Заявка на участие (Bid Submission Form).

Юридические и финансовые документы

• Учредительные документы компании (Устав, свидетельство о регистрации, выписка из реестра);
• Финансовая отчетность (бухгалтерский баланс, аудиторские заключения);
• Доверенности (на подписание документов, ведение переговоров);
• Гарантийные письма (Bank Guarantee, Bid Bond, Performance Bond);
• Лицензии и сертификаты (ISO, отраслевые допуски).

Техническая документация

• Описание методики и подхода (Methodology Statement);
• План выполнения работ (Work Plan / Gantt Chart);
• Спецификации оборудования и материалов;
• Чертежи, схемы, CAD-файлы (если требуются).

Дополнительные материалы

• Презентация компании (Company Profile);
• Кейсы и рекомендации (Case Studies, References);
• Письмо-обязательство (Cover Letter);
• Корпоративные стандарты и политики (если запрашиваются).

Контрактная документация

• Проект договора (Draft Contract);
• Условия поставки (Incoterms);
• Протокол разногласий (Protocol of Disagreements) — если требуется согласование.

Важно учесть, что некоторые тендеры требуют нотариальный перевод и/ или апостилирование документов. В арабских странах может понадобиться легализация, в ЕС — сертифицированный перевод.

Ключевые аспекты и сложности локализации тендерной документации

Точность и соответствие требованиям

Юридические и технические термины должны быть переведены без ошибок, иначе заявку могут отклонить. Важно учитывать местные законы, стандарты и нормы (например, ГОСТ, EN, ISO) в формулировках.

Примеры
Технические термины	Неправильно: Ball valve — Шаровой кран (для РФ).Правильно: Ball valve (DN50, PN16, ГОСТ 9544-2022) — Шаровой кран (DN50, PN16, ГОСТ 9544-2022) (с сохранением стандартов).
Юридические формулировки	В ЕС: The Supplier shall comply with EU Directive 2014/24/EU — Поставщик обязан соблюдать Директиву ЕС 2014/24/EU.В ОАЭ: The contract is governed by UAE Federal Law No. 5 of 1985 — Договор регулируется Федеральным законом ОАЭ № 5 от 1985 года.

Адаптация стиля под целевую аудиторию и страну заказчика

Стиль документов должен соответствовать деловым стандартам страны заказчика. Лучше использовать официальный, но понятный язык без «канцеляритов».

В процессе перевода необходимо принимать во внимание культурные нюансы. Например, в странах Азии большое значение придается учтивости, в то время как в странах Европейского союза ценится лаконичность и точность.

Примеры
Страна	Особенности
Испания	Официальный стиль с элементами дипломатичности;Использование Estimado/a вместо сухого Dear в письмах;Обязательное включение NIF (налогового номера) в коммерческие предложения.
Германия	Стиль максимально структурированный, с четкими заголовками и нумерацией;Требуется DIN-стандарты в технических описаниях;Юридические документы должны содержать точные ссылки на законы (BGB, VOB).
ОАЭ	Формальный стиль с уважением к иерархии;Арабские документы пишутся справа налево, но английские версии часто приемлемы;Обязательно указание Inshallah («если будет на то воля Аллаха») в переписке с госструктурами;Ошибкой считается использование западных стандартов вместо ESMA (Emirates Authority for Standardization).

Соответствие формальным критериям (сертификация, печати и форматы)

В каждой стране существуют нормы и правила оформления тендерной документации, приложений, чертежей, спецификаций и прочего, Касается это, например:

• Сертификации переводчиков
  • В ЕС требуется sworn translator (присяжный переводчик) для юридических документов. 
  • В госзакупках Франции необходим перевод с пометкой Traduction assermentée (заверенный перевод). 
  • В ОАЭ необходима легализация через МИД и консульство. 
  • В Китае часто нужен нотариальный перевод + печать переводческой компании. 
  • Некоторые российские тендеры требуют нотариально заверенный перевод или сертифицированного лингвиста. Например, для выписки из ЕГРЮЛ необходим перевод с печатью нотариуса и подписью сертифицированного переводчика.
• Печатей и подписей

Требования стран:

• Россия: Мокрая печать организации;
• Германия: Unterschrift + Stempel (подпись + печать);
• Япония: Личная печать (Hanko, также встречается название «инкан») вместо подписи.
• Форматов документов
  • PDF/A (для долгосрочного хранения в ЕС);
  • Editable Word/Excel (в США и Британии);
  • В арабских документах в основном используется шрифт Traditional Arabic.

Необходимость привлечения профессиональных переводчиков с отраслевым опытом

Переводчик должен иметь профильное образование и опыт работы именно в вашей сфере (строительство, IT, медицина и т. д.). Лучше дополнительно привлекать носителей языка, знающих локальные бизнес-реалии, а также юристов-консультантов.

Примеры
Медицинский тендер	Некорректный перевод: Хирургический скальпель. Пример правильного перевода: Скальпель одноразовый стерильный (тип BP №22, EN ISO 13485).
IT-тендер	Неправильно: Cloud storage — Облачное хранилище (без уточнений).Правильно: Облачное хранилище с шифрованием AES-256 и SLA 99.9%.

Ограничение по времени и срочные переводы

Тендеры часто объявляют без предварительных уведомлений и с жестким сроком подачи документов в 3–7 дней. В таком случае юридические и технические документы требуют особенно тщательной перекрестной проверки.

Чтобы справиться с такой задачей потребуется целая команда профессионалов, готовых немедленно приступить к работе.

Типичные ошибки и как их избежать

Участие в международных тендерах требует безупречного перевода документов. Даже небольшие ошибки (например, неправильно указанный стандарт или неверная дата в доверенности) могут привести к отклонению заявки, юридическим и финансовым рискам. Разберем самые частые проблемы и способы их решения.

Примеры
Ошибка	Пример	Как избежать
Неточный перевод терминов Технические, юридические или финансовые термины переведены неправильно или неоднозначно.	Оригинал (англ.): Lump-sum contract.Неправильно: Контракт с единой суммой.Правильно: Контракт с фиксированной ценой (без изменений).	Использовать отраслевые глоссарии и стандарты (ISO, ГОСТ, INCOTERMS).Проверять термины по официальным источникам (законодательство, нормативы страны заказчика).
Игнорирование местных стандартов и нормДокументы не адаптированы под требования страны заказчика.	В тендере для ОАЭ указано «соответствует ГОСТ», но требуется ESMA (Emirates Standards).	Изучить национальные стандарты (DIN, BS, JIS, ANSI и др.).Уточнить, требует ли заказчик нотариального перевода или апостиля.
Дословный перевод (калькирование)Текст переведен буквально, без учета идиом и делового стиля.	Оригинал (англ.): The bidder shall bear all costs.Дословно: Участник должен нести все расходы.Правильно: Все расходы несет участник торгов. (более точный вариант)	Привлечь к переводу носителей языка с опытом в вашей сфере.Избегать сложных конструкций. Текст должен быть четким и однозначным.
Ошибки в цифрах, датах и единицах измеренияНеправильный перевод чисел, валют или систем измерений.	Оригинал (англ.): Delivery within 6 weeks.Ошибка: Поставка через 6 месяцев (путаница в переводе weeks/ months)	Двойная проверка всех числовых данных.Конвертировать валюты, единицы измерения под стандарты страны.
Несоответствие формальным требованиямОтсутствие обязательных документов или ошибки в оформлении.	В Германии требуется заверенный перевод уполномоченного переводчика.В Саудовской Аравии нужна легализация через консульство.	Уточнить у заказчика полный список требований.Привлечь к работе юридических переводчиков с опытом работы в конкретной стране.

Чем более точно и полно локализован пакет документов, тем выше шансы на победу в тендере. Лучше доверить перевод профессионалам с опытом в вашей отрасли, чтобы избежать формальных отклонений заявки.

Качественный перевод — наша работа

Бюро переводов ТРАКТАТ занимает лидирующие позиции на лингвистическом рынке России, благодаря сочетанию 20-летнего опыта и инноваций.

Для успешной работы мы используем:

• Автоматизацию (глоссарии, CAT-системы, шаблоны);
• CAT-инструменты (Trados, MemoQ) позволяют экономить 30–50% времени с сохранением единства терминологии;
• Команды с профильными переводчиками (юристы, инженеры, финансисты);
• Перекрестную проверку (переводчик + носитель языка + отраслевой эксперт);
• Готовые шаблоны для часто используемых документов;
• Дополнительную проверку документации перед отправкой.

Бюро переводов ТРАКТАТ — это не только перевод, но и широкий спектр услуг, которые позволяют выполнить локализацию тендерной документации под ключ:

• Сотрудничество с нотариусами и аккредитованные переводчики;
• Апостилирование и легализация командой штатных экспертов;
• Аудит перевода тендерного пакета;
• Доставка документов собственной курьерской службой.

Благодаря собственному штату профессионалов и индивидуальному подходу к каждому клиенту Бюро переводов ТРАКТАТ гарантирует качество перевода и конфиденциальность ваших документов.

Локализация тендерной документации — это инвестиция в победу. Грамотно переведенные и оформленные документы повышают не только шансы на допуск к торгам, но и укрепляют ваш имидж в глазах заказчика.Нужна помощь в подготовке конкурентоспособной заявки? Обращайтесь к профессионалам с опытом в вашей отрасли и инвестируйте в качественную локализацию!