Top.Mail.Ru
Отправьте документ для оценки перевода
Рассчитать стоимость

СУП — система управления проектов в бюро переводов

Введение

Данная система необходима для повышения уровня обслуживания клиентов бюро переводов ТРАКТАТ. Система называется: СУП (система управления проектами).  Если кого название не устраивает, то предлагайте своё.  :-))  

В версии 1.0 будет предусмотрено только взаимодействие с клиентами бюро переводов, при этом практически НЕ будет разработан аккаунт для сотрудников нашей компании: менеджеров, техспециалистов и администрацию, фрилансеров и т.д.. (за исключением задач, которые схожу с клиентскими) .  В версии 1.0  СУП будет располагаться на том же сервере, где и лежит наш сайт, однако надо понимать, что в перспективе, если личные кабинеты для клиентов будут исчисляться не десятками (в случае только ВИП — клиентов), а сотнями (например, если потребуется сделать аккаунты для всех физ.лиц), то сервер не потянет нагрузку, и нужно будет заказывать еще один сервер, что по стоимости примерно: еще дополнительно 10 тыс в месяц за само «железо», плюс еще 3 тыс в месяц за его техобслуживание.

Надо также понимать, что нужно создавать техподдержку клиентов, которая бы ежедневно варилась бы в этом СУПе, т.к. скажу по опыту, вопросов со стороны клиентов по пользованию системой — огромное количество. Как следствие, при большом количестве клиентов нужно выделять хотя бы одного полноценного специалиста в саппорт (который бы только этим и занимался целыми днями). Пока функцию техподдержки будут осуществлять:

— Новый сотрудник (со стороны веб-серверного софта);

— Андрей Николаев (со стороны офисного софта);

— Дамир Сайфуллин (со стороны офисного железа);

— Алексей Костин  (со стороны веб-серверного железа).

 

Ниже, указаны типовые задачи, которые должна решать система в рамках бюджета на 100 тыс (при оптимизации внутренней архитектуры, БД и основных модулей СУП цена сократится на 50  тыс, но для такой оптимизации мне нужно время до ноября месяца ). Связано это с тем, что большинство задач в СУПе можно решить за счет унифицированных модулей. Одним словом, лучше написать один многофункциональный модуль, чем несколько узкопрофильных. Именно за счет этого, бюджет СУПа версии 1.0 можно вполне сократить с 100 тыс.  до  50 тыс.   

Данная система реализует многопользовательскую систему в т.ч. файловый обмен между различными специалистами в бюро переводов ТРАКТАТ. Данная система необходима для решения задач клиентов и как минимум трех отделов в бюро переводов (менеджеры, локализаторы, фрилансеры). Пока предлагается наиболее примитивный вариант (чтобы максимально сэкономить), по мере необходимости, система будет расширяться.

 

Основные отличия СУП от ABBYY SmartCAT

В отличие от ABBYY SmartCAT у нас основным рабочим окном в личном кабинете будет не набор форм, а прототип экселевской таблицы, т.к. в ней легче и наглядней отразить многие данные.  Кстати, это существенно удешевит проект. Вышеуказанные суммы сокращаются вдвое именно благодаря общей принятой концепции отображения информации несмотря на разнохарактерность задач.

У нас пока не будет партнерских аккаунтов как у ABBYY SmartCAT, когда один наш партнер имеет у себя множество клиентов, а мы — как бюро переводов , взаимодействуем не на прямую с клиентами, а именно с партнером. Пока такого не будет. Сделаем в версии 1.0. только возможность создания простых клиентских аккаунтов без возможности установки внутри аккаунта различных прав доступа, так сказать аккаунтов для конечных заказчиков без посредника в лице партнера. Если мы будем взаимодействовать с партнером, то можем ему предложить только создать несколько аккаунтов под каждого своего клиента.

У нас не будет  БД Translation Memory (TM), чтобы облегчить общее понимание работы в личном кабинете и не раздувать бюджет на разработку ПО. Ссылки на исходные документы и их переводы будут доступны по ссылкам прямо из личного кабинета ввиде таблице. 

Возможность онлайн-редактирования текстовых файлов и других файлов проекта не будет, чтобы не «загружать» наш и без того еле дышащий сервер лишними работами. К тому же, редактировать тот же вордовский файл гораздо удобнее непосредственно в Word, чем мучится и пытаться его отредактировать через встроенный   редактор в браузере.

Общие задачи

Модуль файлового обмена между базами данных(БД)

Ввиду разнохарактерности и различиях в структуре БД на сайте и офисного ПО будет сделана виртуальная  система управления базами данных (СУБД).
СУП - система управления проектов в бюро переводов

 

Модуль авторизации на сайте

Клиент может залогинится в систему по логину и паролу, выданному нашим менеджером. Произвольной регистрации в автоматическом режиме не будет, т.к.модуль «узнавания» клиента с привязкой его к данным из офисной БД стоит дорого. Легче, под каждого существующего  клиента заранее завести аккаунт самому, и затем персонально разослать доступы этим клиентам. 

СУП - система управления проектов в бюро переводов

Задачи клиентов

Диалоговое окно

Практически любой просмотр и корректировка данных будет вестись из основной таблице, даже большинство различных настроек проекта и личного кабинета будет выполнено ввиде таблицы. Это существенно удешевит проект, к тому же, пользователь разобравшись с работой с табличной формой представления данных уже будет без затруднений корректировать любые другие данные в личном кабинете, т.к. внешний вид будет одинаков.
 
 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 
 

Ведение проектов

Клиент может просмотреть список уже созданных проектов.  Список полей, указанный ниже, примерный, и может быть другим. Все зависит от того, какая информация по заказам будет доступна сайту из нашей офисной программы. 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 
 
Добавление проекта будет происходить примерно так, возможно, сделаем путем клика на «плюсик» в основной таблице.
 
 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 
вот  альтернатива этого окна  в табличном виде:
 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 
Будут добавлены различные мелкие функции, типа календарика или всплывающих окон (это все обсуждаемо, привожу в качестве примера). Стилизовать мелкие функции под общую таблицу тоже вполне допустимо.
 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 

Создание глоссария «с нуля»

Создание глоссария может происходить как «с нуля», так и с подкачкой из нашей офисной программы (например, если у нескольких клиентов похожая тематика, то возможно, что «чужая» БД по глоссарию клиенту будет актуальна.
 
СУП - система управления проектов в бюро переводов

Экспорт глоссария в текстовый файл  или  файл  Экслеля в формате CSV

Если клиенту нужно посмотреть актуальный глоссарий, скорректированный нашим специалистом, то его можно экспортировать.
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 

Импорт глоссария из текстового файла или экспортного файла Экслеля в формате CSV

Если у клиента уже есть глоссарий, то его также можно передать нашим специалистам через личный кабинет.
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 

Коррекция глоссария

Если у клиента небольшой глоссарий, то его можно внести непосредственно через браузер. Будут также функции по удалению , замене глоссариев и т.д.
 

 
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
Можно также импортировать глоссарий из обычного текстового файла
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 

Поиск внутри глоссария и проектов

 
Возможность создание глоссария в формате: исходный язык — конечный язык — комментарии к термину
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 
 

Поиск по глоссарию и проекту

 
Поиск будет проводится как по комментариям к проекту, так и внутри списков глоссария. Поиск по прикрепленным к проекту документам будет отсутствовать, т.к. не известно заранее в каком формате будет прикреплен файл.
СУП - система управления проектов в бюро переводов
 

Редактирование и анализ существующих терминов в глоссарии

 

СУП - система управления проектов в бюро переводов

 
 
 

Задачи менеджеров

Пересылка крупных файлов между заказчиком и менеджером

В отличие от стандартных файлообменников нам не нужно платить за хранение крупных файлов (большинство файлообменников выше установленного лимита берет отдельную плату), своя собственная система смотрится более солидно, что важно при общении с крупными клиентами, плюс, безопасность хранения конфиденциальных данных, не нужно вводить каптчу и срок хранения файлов безграничен (в большинстве файлообменников срок хранения файлов далеко не бесконечен, даже если и рекламируют, что это не так).
СУП - система управления проектов в бюро переводов

Система учета

В браузере у менеджера будет возможность выбора конкретного клиента из списка и просмотра всей истории файлового обмена по ней.
СУП - система управления проектов в бюро переводов

Экспорт уже высланных файлов в эксель

При многократной передаче файлов от менеджеров к клиентам нужна «история» файлового обмена, что снижает вероятность «человеческого фактора», упрощает в случае разногласий общение между клиентами и менеджерами и является хорошим подспорьем при расчете дополнительной стоимости к проекту (при наличии постоянных переделок). Такую историю можно экспортировать в эксель.
СУП - система управления проектов в бюро переводов

 

 

Задачи отдела маркетинга

При взаимодействии с множеством фрилансеров часто возникает необходимость в учете взаиморасчетов и контроле хода выполнения работ.

Оплата фрилансерам

В браузере будут отображаться текущие оплаты заказов.
СУП - система управления проектов в бюро переводов Можно будет по номеру проекта просмотреть список всех транзакций
СУП - система управления проектов в бюро переводов

Процесс выполнения заказов фрилансерами

По номеру проекта можно контролировать через браузер процесс выполнения задачи
СУП - система управления проектов в бюро переводов

 

 

Задачи отдела локализации

При локализации сайта бывает полезно знать какие работы закреплены за конкретным специалистом для отдельной веб-страницы, при этом необходимо соотнесение информации по этой веб-странице.

Анализ сайта

Через браузер удобно контролировать общее состояние проекта локализации как со стороны переводчиков, так и локализаторов.
СУП - система управления проектов в бюро переводов

 

Читайте статьи экспертов ТРАКТАТ в нашем блоге: