СУП — система управления проектов в бюро переводов

Введение

Данная система необходима для повышения уровня обслуживания клиентов бюро переводов AWATERA. Система называется: СУП (система управления проектами).  Если кого название не устраивает, то предлагайте своё.  :-))  

В версии 1.0 будет предусмотрено только взаимодействие с клиентами бюро переводов, при этом практически НЕ будет разработан аккаунт для сотрудников нашей компании: менеджеров, техспециалистов и администрацию, фрилансеров и т.д.. (за исключением задач, которые схожу с клиентскими) .  В версии 1.0  СУП будет располагаться на том же сервере, где и лежит наш сайт, однако надо понимать, что в перспективе, если личные кабинеты для клиентов будут исчисляться не десятками (в случае только ВИП — клиентов), а сотнями (например, если потребуется сделать аккаунты для всех физ.лиц), то сервер не потянет нагрузку, и нужно будет заказывать еще один сервер, что по стоимости примерно: еще дополнительно 10 тыс в месяц за само «железо», плюс еще 3 тыс в месяц за его техобслуживание.

Надо также понимать, что нужно создавать техподдержку клиентов, которая бы ежедневно варилась бы в этом СУПе, т.к. скажу по опыту, вопросов со стороны клиентов по пользованию системой — огромное количество. Как следствие, при большом количестве клиентов нужно выделять хотя бы одного полноценного специалиста в саппорт (который бы только этим и занимался целыми днями). Пока функцию техподдержки будут осуществлять:

— Новый сотрудник (со стороны веб-серверного софта);

— Андрей Николаев (со стороны офисного софта);

— Дамир Сайфуллин (со стороны офисного железа);

— Алексей Костин  (со стороны веб-серверного железа).

Ниже, указаны типовые задачи, которые должна решать система в рамках бюджета на 100 тыс (при оптимизации внутренней архитектуры, БД и основных модулей СУП цена сократится на 50  тыс, но для такой оптимизации мне нужно время до ноября месяца ). Связано это с тем, что большинство задач в СУПе можно решить за счет унифицированных модулей. Одним словом, лучше написать один многофункциональный модуль, чем несколько узкопрофильных. Именно за счет этого, бюджет СУПа версии 1.0 можно вполне сократить с 100 тыс.  до  50 тыс.   

Данная система реализует многопользовательскую систему в т.ч. файловый обмен между различными специалистами в бюро переводов AWATERA. Данная система необходима для решения задач клиентов и как минимум трех отделов в бюро переводов (менеджеры, локализаторы, фрилансеры). Пока предлагается наиболее примитивный вариант (чтобы максимально сэкономить), по мере необходимости, система будет расширяться.

Основные отличия СУП от ABBYY SmartCAT

В отличие от ABBYY SmartCAT у нас основным рабочим окном в личном кабинете будет не набор форм, а прототип экселевской таблицы, т.к. в ней легче и наглядней отразить многие данные.  Кстати, это существенно удешевит проект. Вышеуказанные суммы сокращаются вдвое именно благодаря общей принятой концепции отображения информации несмотря на разнохарактерность задач.

У нас пока не будет партнерских аккаунтов как у ABBYY SmartCAT, когда один наш партнер имеет у себя множество клиентов, а мы — как бюро переводов , взаимодействуем не на прямую с клиентами, а именно с партнером. Пока такого не будет. Сделаем в версии 1.0. только возможность создания простых клиентских аккаунтов без возможности установки внутри аккаунта различных прав доступа, так сказать аккаунтов для конечных заказчиков без посредника в лице партнера. Если мы будем взаимодействовать с партнером, то можем ему предложить только создать несколько аккаунтов под каждого своего клиента.

У нас не будет  БД Translation Memory (TM), чтобы облегчить общее понимание работы в личном кабинете и не раздувать бюджет на разработку ПО. Ссылки на исходные документы и их переводы будут доступны по ссылкам прямо из личного кабинета ввиде таблице. 

Возможность онлайн-редактирования текстовых файлов и других файлов проекта не будет, чтобы не «загружать» наш и без того еле дышащий сервер лишними работами. К тому же, редактировать тот же вордовский файл гораздо удобнее непосредственно в Word, чем мучится и пытаться его отредактировать через встроенный   редактор в браузере.

Общие задачи

Модуль файлового обмена между базами данных(БД)

Модуль авторизации на сайте

Клиент может залогинится в систему по логину и паролу, выданному нашим менеджером. Произвольной регистрации в автоматическом режиме не будет, т.к.модуль «узнавания» клиента с привязкой его к данным из офисной БД стоит дорого. Легче, под каждого существующего  клиента заранее завести аккаунт самому, и затем персонально разослать доступы этим клиентам. 

Задачи клиентов

Диалоговое окно

Ведение проектов

Экспорт глоссария в текстовый файл  или  файл  Экслеля в формате CSV

Если клиенту нужно посмотреть актуальный глоссарий, скорректированный нашим специалистом, то его можно экспортировать.

 

Задачи менеджеров

Пересылка крупных файлов между заказчиком и менеджером

В отличие от стандартных файлообменников нам не нужно платить за хранение крупных файлов (большинство файлообменников выше установленного лимита берет отдельную плату), своя собственная система смотрится более солидно, что важно при общении с крупными клиентами, плюс, безопасность хранения конфиденциальных данных, не нужно вводить каптчу и срок хранения файлов безграничен (в большинстве файлообменников срок хранения файлов далеко не бесконечен, даже если и рекламируют, что это не так).

Система учета

В браузере у менеджера будет возможность выбора конкретного клиента из списка и просмотра всей истории файлового обмена по ней.

Экспорт уже высланных файлов в эксель

При многократной передаче файлов от менеджеров к клиентам нужна «история» файлового обмена, что снижает вероятность «человеческого фактора», упрощает в случае разногласий общение между клиентами и менеджерами и является хорошим подспорьем при расчете дополнительной стоимости к проекту (при наличии постоянных переделок). Такую историю можно экспортировать в эксель.

Задачи отдела маркетинга

При взаимодействии с множеством фрилансеров часто возникает необходимость в учете взаиморасчетов и контроле хода выполнения работ.

Оплата фрилансерам

В браузере будут отображаться текущие оплаты заказов.
 Можно будет по номеру проекта просмотреть список всех транзакций

Процесс выполнения заказов фрилансерами

По номеру проекта можно контролировать через браузер процесс выполнения задачи

Задачи отдела локализации

При локализации сайта бывает полезно знать какие работы закреплены за конкретным специалистом для отдельной веб-страницы, при этом необходимо соотнесение информации по этой веб-странице.

Анализ сайта

Через браузер удобно контролировать общее состояние проекта локализации как со стороны переводчиков, так и локализаторов.